In elk industrieel bedrijf bestaat een functie die vooral opvalt als zij ontbreekt. Zolang de locatie draait, noemt niemand haar. Valt er op een maandagochtend een laaddeur uit, blijkt de keuring van de sprinklerinstallatie verlopen, of moet een halve magazijngang dicht omdat iemand een staander heeft geraakt en het niet heeft gemeld, dan weet iedereen precies bij wie de telefoon gaat.
Wat het werk omvat
De omschrijving verschilt per bedrijf, maar de inhoud komt meestal neer op vier dingen.
- Onderhoud en beheer van installaties. De apparatuur, de installaties en het pand zelf in een staat houden waar de operatie op kan bouwen, wat betekent dat je die staat kent en niet aanneemt.
- Ruimte en middelen. Bepalen hoe het vloeroppervlak, de energie en de goederenstroom gebruikt worden, en dat opnieuw bekijken als de operatie verandert, wat vaker gebeurt dan een verhuizing.
- Veiligheid en naleving. Zorgen dat de locatie voldoet aan de regels voor arbeidsomstandigheden, gezondheid en milieu, en dat kunnen aantonen, wat een ander karwei is dan eraan voldoen.
- Leveranciers en diensten. De bedrijven kiezen en aansturen die onderhoud, schoonmaak, klimaat, keuringen en werkzaamheden uitvoeren, en ze houden aan wat is afgesproken.
Hetzelfde werk onder verschillende namen
De Engelse term is ingeburgerd, en de Europese equivalenten zijn niet altijd een directe vertaling. Afhankelijk van het land, de sector en de omvang van het bedrijf liggen dezelfde verantwoordelijkheden bij een hoofd onderhoud, een vestigings- of operationeel manager, een hoofd technische dienst of een verantwoordelijke voor vastgoed, en in een klein bedrijf bij degene die er het langst werkt en weet waar de tekeningen liggen.
De titel telt minder dan het patroon, en dat blijft gelijk: één persoon staat ervoor in of het pand de operatie haar werk laat doen.
Waarom zij onzichtbaar is
Goed facility management levert de afwezigheid van incidenten op, en een afwezigheid is lastig in een rapportage te zetten. Een jaar waarin niets stilstond ziet er op papier uit als een jaar waarin niets gebeurde. Dat is de structurele moeilijkheid van de functie: haar successen zijn onzichtbaar en haar missers juist heel zichtbaar, wat het gesprek over budget harder maakt dan het zou hoeven zijn.
De uitweg is meten vóór het incident en niet erna. Vermeden stilstand is alleen geloofwaardig als stilstand om te beginnen werd geteld, en hetzelfde geldt voor het energieverbruik, voor keuringspunten die binnen de maand zijn afgehandeld, en voor de tijd tussen een melding en het herstel.
Een functie die strategisch is geworden
Wat het afgelopen decennium veranderd is, is waar de beslissingen liggen. Van een facility manager wordt nu verwacht dat hij een mening heeft over uitbreiden of juist meer in het bestaande pand kwijt kunnen, over wat een verandering in de energieprijs over vijf jaar met de locatie doet, over hoe automatisering landt in een pand dat ontworpen is toen niemand eraan dacht, en over wat de rapportageplicht volgend jaar vraagt.
Dat is strategisch werk met een helm op, en daarom is het de moeite waard de functie goed te benoemen.
Rejuva werkt voor degene die haar vervult. Wij nemen de projecten aan die uit die beslissingen volgen, plannen ze rond een operatie die door moet draaien, en voeren ze uit via één aanspreekpunt, zodat de coördinatie er niet nog eens bij komt op een lijst die al lang is.
